|
Утверждена общим собранием членов ТСН Протокол № 5 от 27.01.2019 года |
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСН «САДКО»
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении товарищества.
1.2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя товарищества.
1.3. Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.
2. Прием и регистрация документации
2.1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело.
2.2. Существует три основных потока документации:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние;
2.3. Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы:
- предварительное рассмотрение;
- регистрация;
- рассмотрение;
- исполнение.
2.4. Предварительное рассмотрение.
При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в документе может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.
2.5. Регистрация.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
Например: вх. 001/01-2018,
где 001 - порядковый регистрационный номер;
01 - номер дела, в котором этот документ будет подшит;
2018 - год поступления.
Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.
2.6. Рассмотрение корреспонденции.
При изучении содержания документа, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
2.7. Исполнение.
Если вопросы, указанные в документе, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:
- направить корреспонденту письменный ответ;
- сообщить телеграммой;
- сообщить телефонограммой.
Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.
Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба садоводов, то решение должно быть доведено до них обязательно в письменной форме.
Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал.
При приеме телефонограммы необходимо записать:
- кто подписал телефонограмму и откуда она поступила;
- содержание телефонограммы;
- дату и время приема;
- кто передал и кто принял.
3. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции
3.1. В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма обязательно указывается на какой исходящий номер даётся ответ.
3.2. Исходящие документы подписываются председателем товарищества. Финансовые документы подписываются председателем товарищества и бухгалтером.
3.3. Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации исходящих документов.
3.4. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.
4. Порядок оформления дел
4.1. Документы, исполненные и отписанные «в дело», должны быть:
- проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
- сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;
- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.
4.2. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
5. Заключительные положения
5.1. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.
5.2. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.д. тома дела.